Gerne geben wir Ihnen detaillierte Auskunft über unsere Lösungen und beraten Sie persönlich. Vereinbaren Sie einfach einen Rückruftermin.





info@tribus-it.de
(0 23 27) 9 44 - 0
Schlaraffiastraße 1 · 44867 Bochum
tribusit.de

GoBD-Übergangsfrist endet am 31.12.2016

Zum 1. Januar 2017 gelten sehr strenge, gesetzliche Regeln (GoBD) zur Archivierung

tribus IT unterstützt hier mit maßgeschneiderten Archivierungslösungen sowohl für die bestehenden DMS-Kunden, als auch für Einsteiger in das DMS-Thema und nicht zuletzt auch nur für die reine E-Mail-Archivierung in Form von einfach zu installierenden Appliances.

Die GoBD Übergangsfrist endet am 31.12.2016!

Zum 1. Januar 2017 gelten sehr strenge, gesetzliche Regeln (GoBD) zur Archivierung

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzliche Pflicht. Ab dem 1. Januar 2017 gelten die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) vollumfänglich. Die Übergangsfristen enden zum 31. Dezember 2016.

Das bedeutet: Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, die Geschäfte auf digitalen Wegen abwickeln! Werden Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versandt, MUSS archiviert werden und zwar in der Form, in der die Dokumente (E-Mails) vorliegen. Spätestens zum 31. Dezember 2016 muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein. Ab dem 1. Januar 2017 muss es jeder Wirtschaftsprüfer melden und jedes Finanzamt es ahnden, wenn nicht ordnungsgemäß archiviert wird. E-Mails müssen nachweislich unveränderbar und nicht löschbar vorliegen. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen, ist ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, nötig. Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

tribus IT unterstützt hier mit maßgeschneiderten Archivierungslösungen sowohl für die bestehenden DMS-Kunden, als auch für Einsteiger in das DMS-Thema und nicht zuletzt auch nur für die reine E-Mail-Archivierung in Form von einfach zu installierenden Appliances.

Archivierungslösung für Nutzer des
Dokumenten-Management-Systems Saperion

Unsere Kunden mit vorhandenem Dokumenten-Management-System Saperion können ihr revisionssicheres Archiv "Saperion" erweitern.

Infos

Archivierungslösung für eine
DMS-unabhängige E-Mail-Archivierung

Als reines E-Mail-Archivirungssystem bietet Ihnen die Securpoint UMA (Unified Mail Archive) eine kostengünstige und einfache Lösung.

Infos

Saperion ELM (E-Mail Lifecycle Management)

Archivierungslösung für DMS-Kunden

Mit SAPERION ELM werden Ihre E-Mails in SAPERION sicher langfristig abgelegt. SAPERION ermöglicht Ihnen die Erfüllung der von Wirtschaftsprüfern geforderten Compliance-Kriterien: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und vor allem Zugangsberechtigungen. Vom Wirtschaftsprüfer geprüft und freigegeben!
Es wird bescheinigt, dass "[...] der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse…ermöglicht die von uns geprüfte ECM-Lösung Saperion in der Version 7.5 mit hinreichender Sicherheit und bei sachgerechter Anwendung [...] eine den deutschen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitskriterien entsprechende Indizierung, Speicherung und Abfrage von elektronischen Dokumenten".

Die Vorteile im Überblick

Revisionssicherheit

Mit SAPERION ELM werden Ihre E-Mails in SAPERION sicher langfristig abgelegt. SAPERION ermöglicht Ihnen die Erfüllung der von Wirtschaftsprüfern geforderten Compliance-Kriterien: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und vor allem Zugangsberechtigungen.

Serverentlastung

Sagen Sie überfüllten E-Mail-Datenbanken Lebewohl: SAPERION ELM for Exchange archiviert E-Mails inklusive Anhang in SAPERION. Dabei wird durch Auslagerung der Dokumente nicht nur eine Serverentlastung erreicht, sondern durch Single-Instance und Komprimierung sogar Speicherplatz eingespart.

Skalierbarkeit

Ganz egal, wie Sie mit dem Thema E-Mail-Archivierung beginnen möchten: SAPERION ELM for Exchange ist in mittelständischen Unternehmen sowie in Großunternehmen zu Hause. Wächst Ihr Unternehmen und Ihre Anforderung an Performanz und Volumen, so wächst SAPERION einfach mit.

Anpassung an Geschäftsprozesse

Sortieren Sie E-Mails nicht länger händisch und verteilen Sie Ihre Aufträge nicht länger per Papier! SAPERION ELM for Exchange ordnet geschäftliche E-Mails Ihren geschäftsspezifischen Workflows zu. So stellen Sie sicher, dass ein Vorgang vom richtigen Mitarbeiter und zur richtigen Zeit bearbeitet wird.

Integrierte Volltextsuche

Vorbei sind die Zeiten in welchen Ihre Mitarbeiter mühselig nach alten E-Mails suchen mussten. Mit der integrierten Volltextsuche in Outlook können Sie ganz speziell nach einzelnen Feldern oder nach Begriffen suchen - einfach und blitzschnell im Ergebnis.

Alle Features auf einen Blick

Beschleunigung und Effizienzsteigerung Ihrer Geschäftsprozesse

Einhaltung von Compliance-Richtlinien

Single-Instance-Verfahren für geringen Speicherverbrauch

Ergonomische Integration in den Outlook Client

Nutzergetriebene sowie serverseitige Archivierung

Volltextsuche in Bodies und Attachments

Manipulationssichere Ablage auch ohne WORM-Medium

Einbindung in den SAPERION-Workflow

Einfache Administrationsoberfläche mit größter Flexibilität

Ihre persönlichen Ansprechpartner

Fabian Knauf

Vertrieb
0 23 27 - 944 440
fabian.knauf@tribus-it.de

Ulrich Lahme-André

Geschäftsführer
0 23 27 - 944 343
ulrich.lahme-andre@tribus-it.de

Securepoint UMA

Archivierungslösung ohne DMS

Als reines E-Mail-Archivirungssystem bietet Ihnen die Securpoint UMA (Unified Mail Archive) eine kostengünstige und einfache Lösung. Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit®, etc.sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server ist das System felxibel für Ihren MailServer vorbereitet.

UMA Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapzitäten durch die Auslagerung historischer E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.

Das Securepoint UMA verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMAArchiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden. Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert. Die Implementation des Langzeitarchivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik– BSI.

Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

Alle Features auf einen Blick

Einstellbares Vier-Augen-Prinzip

Automatische Archivierung kompletter E-Mail-Datenströme

Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails

Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)

Import/Massenimport direkt aus Mail-Server

Import von Microsoft Outlook-Daten

Benutzerverwaltung über Active Diretory / LDAP / lokaler Datenbank

Integriertes Monitoring und Reporting

Erfüllung der Compliance-Anforderungen

Leistungsstarke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente

Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails / Dokumenten

Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungspostfächern

Microsoft Outlook Integration per Plugin

Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP

Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender

Ihre persönlichen Ansprechpartner

Johannes Middendorf

Vertrieb
0 23 27 - 944 344
johannes.middendorf@tribus-it.de

Olaf Schäfer

Geschäftsführer
0 23 27 - 944 345
olaf.schaefer@tribus-it.de